個人情報取扱内規

第1条 目的

折居台自治会は、円滑な事業運営を図り、個人の権利利益を保護する目的のため、保有する個人情報の適正な取扱いに関する本規定を定める。本規定に定めのない事項については、個人情報保護法、及び、関係する法令に準ずる。

第２条 取得

個人情報を取得する場合は、利用目的を達成する必要のある最小限の個人情報にとどめ、本人の同意を得る。

第３条 利用

1. 取得する個人情報は次の目的のために利用し、目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わない。
   1. 自治会会員名簿及び便覧住宅案内図の作成
   2. 会費の請求・管理
   3. 折居台子供会対象者の把握
   4. 総会開催や行事の際の連絡・調整
   5. 自治会役員・ブロック長の選出・選任
   6. 災害時、緊急時に必要な連絡・調整
   7. 建築協定維持のための建築審査
2. 前項の目的以外に利用する場合は、個人情報保護に関する法令等に別異の定めがある場合を除き、変更する目的について、あらかじめ本人の了承を得る。

第４条 管理

1. 会員から取得した個人情報は、会長又は会長が指定する役員・ブロック長が保管し、適正に管理する。
2. 自治会役員・ブロック長名簿と世帯地図が記載された便覧や総会議案書及び個人情報が含まれる文書等は、配布を受けた会員が適正に管理する。
3. 個人情報を保管する者は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
4. 保有する個人情報について、開示又は訂正、削除の申し出があった場合は、該当する個人情報を速やかに開示又は訂正、削除する。
5. 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに破棄する。
6. 取得した個人情報は第3者に提供してはならない。
7. 法令に基づく場合は警察等に提供する可能性がある。
8. 監事は定期的に管理者に対し、適切に管理しているか監査を行う。
9. 知りえた個人情報は、役員任期終了後も漏えいしてはならない。

第5条　改廃

本規定の改廃は自治会役員の協議の上、決定する。

附則

本規定は、2023年6月1日から施行する。